AIを使い始めてから、ブログの記事を書いたり、文章を考えたりすることが増えました。
そこで、ふと思いました。
「仕事で使うメールの文章も、AIに手伝ってもらったら楽になるんじゃないか？」
仕事のメールって、伝えたい内容は決まっていても、
「どう書けば失礼にならないかな？」
「もう少し丁寧な文章にしたほうがいいかな？」
「短くまとめたいけど、冷たい感じにならないかな？」
と、意外と悩みます。
今回は、実際の仕事のメールや会社の情報は使わず、仕事でありそうな場面を例にして、AIにメール作成を手伝ってもらいました。
果たして、どこまで楽になるのでしょうか。
まずは普通にメールを考えてみる
例えば、こんなメールが届いたとします。
「資料を確認しました。ありがとうございます。追加で確認したいことがあるので、後ほど連絡します。」
これに返信するとしたら、
「確認しました。ご連絡ありがとうございます。追加の確認事項についても承知しました。よろしくお願いいたします。」
こんな感じでしょうか。
もちろん、このくらいなら自分でも書けます。
でも、毎回メールの文章を考えるとなると、少し面倒です。
特に急いでいるときは、
「この文章で大丈夫かな？」
と、送信する前に何度も読み返してしまいます。
そこでAIにお願いしてみた
今度は、この状況をAIに説明してみます。
お願いしたのは、
「取引先への返信メールを作ってください。丁寧だけど、堅苦しすぎない文章にしてください。」
という内容です。
すると、AIがこちらの希望に合わせて返信文を作ってくれます。
さらに、
「もう少し短くしてください。」
とか、
「もう少し丁寧な感じにしてください。」
とお願いすることもできます。
自分で最初から文章を作り直さなくても、AIに希望を伝えるだけで文章を調整できます。
これは思っていたより便利でした。
一番楽だと思ったのは「文章を考える時間」
今回試してみて感じたのは、AIが文章を書いてくれること以上に、
「最初の文章を考える負担を減らせる」
ということでした。
メールの内容自体は自分で分かっています。
でも、それを相手に伝わりやすく、失礼のない文章にするのが面倒です。
そんなときに、
「こういう内容を相手に伝えたい」
とAIに説明すれば、文章の形にしてくれます。
自分は、その文章を確認して、必要なところだけ直せばいい。
AI初心者の私には、この使い方が一番分かりやすいと感じました。
AIが作った文章をそのまま送っていい？
ここは注意が必要です。
AIが作った文章を、そのまま送るのはやめたほうがいいと思いました。
AIが作った文章を自分で確認して、
- 内容は合っているか
- 相手に失礼な表現になっていないか
- 余計なことを書いていないか
- 自分が伝えたいこととズレていないか
を確認してから送る。
この一手間は必要です。
AIは文章を作ることはできますが、実際の状況をすべて知っているわけではありません。
だから、
AIに下書きを作ってもらう
↓
自分で確認する
↓
必要なら修正する
↓
送信する
という使い方が安心だと思いました。
自分で書いた文章をAIに直してもらう方法もある
AIに最初から文章を作ってもらう必要もありません。
例えば、自分で、
「資料確認しました。ありがとうございます。追加の件も了解しました。よろしくお願いします。」
と書いたとします。
これをAIに、
「この文章を、取引先に送るメールとして丁寧な表現にしてください。」
とお願いすることもできます。
すると、自分で書いた文章をベースに、AIに整えてもらえます。
これは、
「文章を考えるのは自分、きれいにするのをAIに手伝ってもらう」
という使い方です。
AIに全部任せるのが不安な人でも、これなら始めやすいかもしれません。
こんな使い方もできそう
メールだけでも、いろいろな使い方ができそうです。
例えば、
「この文章をもっと簡潔にして」
「相手に失礼にならない表現にして」
「この内容を上司への報告メールにして」
「もう少し柔らかい文章にして」
「文章が長いので、要点だけにまとめて」
など。
自分では言葉が出てこないときに、AIに相談するだけでも文章作成が楽になります。
今回は「時間が何分短くなった」とは言えない
今回、実際の仕事のメールを使ってストップウォッチで時間を測ったわけではありません。
そのため、
「AIを使ったら○分短縮できた」
というような数字は出せません。
でも、実際に試してみて、
文章をゼロから考えなくてもいい
ということにはメリットを感じました。
時間そのものよりも、文章を考えるときの負担を減らせる。
今回は、そこが一番大きな発見でした。
AIに任せすぎないことも大切
今回改めて思ったのは、
AIは「全部やってくれる人」ではなく、「文章を手伝ってくれる相棒」くらいに考えるのがちょうどいい
ということです。
AIに文章を作ってもらっても、最終的に送るのは自分です。
内容が間違っていないか確認するのも自分。
だから、
AIに任せる部分と、自分で確認する部分を分ける。
これが大切なんだと思います。
また、仕事で使う場合は、会社のルールや利用するAIサービスの情報の取り扱いも確認しておいたほうが安心です。
会社名や個人情報、顧客情報などを、確認せずにAIへ入力するのは避けたいところです。
今回試してみて分かったこと
今回、仕事のメールをAIに手伝ってもらってみて、
- メールを一から考える手間を減らせる
- 丁寧な文章を作るのを手伝ってもらえる
- 「もっと短く」「もっと丁寧に」などの修正ができる
- 自分で書いた文章の添削にも使える
- 最後は自分で内容を確認する必要がある
ということが分かりました。
特に印象に残ったのは、
「AIって、こんな小さなことにも使えるんだ」
ということでした。
AIというと、難しいことをさせるイメージがありました。
でも実際には、
「この文章、もう少し丁寧にして」
くらいのお願いでも使えます。
まとめ
今回は、実際の仕事の情報を使わず、仕事でありそうなメールを例にして、AIに文章作成を手伝ってもらいました。
やってみて感じたのは、AIは仕事そのものを全部任せるためのものではなく、
「面倒な文章作成を少し楽にするための道具」
として使うと便利だということです。
文章を一から考えるのが面倒なとき。
自分の文章をもっと丁寧にしたいとき。
長い文章を短くしたいとき。
そんな場面でAIに手伝ってもらうだけでも、使い道はありそうです。
私もまだAI初心者なので、これからも実際にいろいろ試しながら、
「AI初心者でも、こんなことに使えた」
という経験を、このブログで記録していきたいと思います。
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